税理士も実践！「タスク管理」することでチーム作業が効率化する3つの理由！
2020.10.16
あなたは「タスク管理」ができる人ですか？それともできない人ですか？ビジネスの現場は、次々に新しい案件が飛び込んできます。人によってはいくつもの案件を同時にこなす人もいます。そんな中、大いに役に立ってくれるのが タスク管理 です。では、タスク管理とは一体どんなもので、どんなメリットがあるのでしょうか。今回は「タスク管理」が見えることでチーム作業が効率化する3つの理由 について詳しくご紹介します。
タスク管理とは一体どんなものか？
タスク管理の定義について
ビジネスの現場で、多くの案件を滞りなく進めるために必要なものがタスク管理です。では、タスク管理とは一体どんなものなのでしょうか？今回はタスク管理とは「一つ一つの作業の進捗状況を把握すること」と定義します。この「タスク」とは、最小単位の作業、まとまった一つの作業とさせていただきます。よって「タスク」が集まり、ある一つの計画として成立しているものを「プロジェクト」と呼ばせていただきます。
税理士も実践！タスク管理をやる4つの理由
税理士も実践！タスク管理をする理由①
リアルタイムに全体像を把握するため
タスク管理をやる1つ目の理由が「リアルタイムに全体像を把握するため」です。タスク管理と似たものに「工程表」や「スケジュール」があります。この2つに合わせて作業を進めることもできます。ただし、現場は刻一刻と状況が変わっていきます。そのため、最初に決まったままの「工程表」や「スケジュール」では、タイムリーに対応できないことがあります。なので、リアルタイムで全体像が把握できるタスク管理が有効となります。
税理士も実践！タスク管理をする理由➁
途中でのメンバーチェンジをしやすくするため
タスク管理をやる2つ目の理由が「途中でのメンバーチェンジをしやすくするため」です。
タスク管理をやることで、現在のプロジェクトの進捗状況と完了の目安がおおよそわかります。そうなると、予定よりも遅い場合には、メンバーを増員します。逆に速い場合には、間引くこともできます。また、メンバーの妊娠・出産・現場復帰などで、調整が必要な時も柔軟に対応することができます。タスク管理をすることで、プロジェクトをマネージメントしやすくなるので、人と時間と資金のコントロールがしやすくなります。
税理士も実践！タスク管理をする理由➂
データ化するため
タスク管理をやる3つ目の理由が「データ化するため」です。タスク管理を行うことで、新規案件の時に、どれくらいの人工（にんく）が、かかるのかがわかります。また継続案件では、どうすれば効率化でき、利益を出すことができるのかもわかります。さらに、かかった時間が計測できるので、メンバーの得意・不得意分野もわかり、キャリアアップが必要な分野も明確になります。
税理士も実践！タスク管理をする理由④
タスクを細切れにでき、作業しやすくするため
タスク管理をやる4つ目の理由が「タスクを細切れにでき、作業しやすくするため」です。1つのタスクのボリュームが大きすぎると、包括的になってしまいます。そうなると、いろいろと他のメンバーとの調整が必要になってきます。ところがタスクを細切れにすることで、調整を減らすことができ、一人一人が集中でき、結果作業しやすくなります。
税理士も実践！タスク管理することで効率化できる3つの理由
税理士も実践！タスク管理することで効率化できる理由①
不要なタスクをカットできる
タスク管理することで効率化できる1つ目の理由が「不要なタスクをカットできる」ことです。プロジェクトは「工程表」の段階では、わからない点もあります。実際に作業を進めていくうちに、やらなくても全体に影響がないタスク・今回のプロジェクトにはさほど関係のないタスクが浮かび上がってくる時があります。これらは、実際にタスク管理を行っていないとわかりません。早々に不要なタスクをカットでき、効率化に貢献することができます。
税理士も実践！タスク管理することで効率化できる理由➁
似たようなタスクをまとめることができる
タスク管理することで効率化できる2つ目の理由が「似たようなタスクをまとめることができる」ことです。タスク管理することで、全く独立しているタスク・初めてやるタスク・何度もやったことがあるタスク・似たようなタスクが見えてきます。そんな時、似たようなタスクであれば、1つにまとめて同じメンバーが作業を行うことで、速く上手に作業を終わらせることができます。特にそのタスクが得意な人が行うと、さらに効率化が進みます。
税理士も実践！タスク管理することで効率化できる理由➂
当事者以外からの客観的な意見が聞ける
タスク管理することで効率化できる3つ目の理由が「当事者以外からの客観的な意見が聞ける」ことです。どうしても、同じプロジェットに参加しているメンバー同士だと、同じような思考になりがちです。そのため、同じようにコツコツ作業をしがちです。ところがタスク管理をすることで、メンバー以外の第三者からも見てもらうことができます。よって、当事者以外からの客観的な意見を聞くことができます。結果、斬新な意見や気づきわかり、効率化することができます。
税理士も実践！「タスク管理」することでチーム作業が効率化する3つの理由！記事まとめ
・タスク管理をすると、リアルタイムに全体像を把握することができる
・タスク管理をすると、メンバーの妊娠・出産・現場復帰など、柔軟に対応することができる
・タスク管理をすると、当事者以外からの客観的な意見を聞くことができ、斬新な意見や気づきわかり、効率化することができる
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