データをインデックスするとビジネスがはかどる！
2021.04.16
あなたはデータがインデックスできている人ですか？それとも、できていない人ですか？データは多ければ、多いほど役に立ちます。ところが多すぎると、逆に必要な時に探すのに大変手間取ります。では、どうすれば良いのでしょうか。今回は データをインデックスするとビジネスがはかどる についてわかりやすくご紹介します。
インデックスとは一体何か？
インデックスの定義とは？
あなたはインデックスとは、一体どんなものかご存じでしょうか？インデックスを一言でいうと「データを速く見つけるための効率的な整理整頓」のことです。一般的なインデックスの意味は「索引」ことを指します。ところで、今回ご紹介するインデックスとは、データベース用語のことです。データベース用語でのインデックスは、膨大なデータから、必要なデータを一瞬で取り出すシステムのことになります。インデックスが上手く作られていれば、ビジネスの成功にも大きく貢献します。
なぜ、インデックスが必要なのか？
あなたは一体なぜ、インデックスが必要なのかご存じでしょうか？インデックスが必要な1番の理由は「調べる時間を減らせる」からです。毎日、業務をしていると、たくさんのデータが貯まっていきます。ただし、すぐには使いません。使うのは、おおよそデータの存在を忘れた頃に必要になります。ところがそんな時に限って、大事なデータが見つかりません。
それは、パソコンに入れていても同じです。通常、パソコンには、膨大なフォルダ・ファイルが入っています。誰でも入力した時は覚えています。ところが、数か月先、数年先にはさすがに覚えていません。そうなると、いくら探しても見つけることはできません。よって、インデックスが必要になります。
インデックスの仕組みを作ると大量データでも安心！
インデックスの仕組みを作ると、大量データでも安心して対応できます。会社を運営していれば、毎日無数のデータが集まってきます。データを管理する人も常に同じ人ではありません。そうなると、だれが、どこに保存したかが、わからなくなります。ところがインデックスの仕組みを作ることで、その問題が解決します。インデックスが機能すれば、簡単に検索でき、誰でも一瞬でデータを取り出すことができます。
インデックスされてない3つのデメリット！
探す手間がかかる
デメリットの1つ目が「探す手間がかかる」ことです。探す手間がかかるとは、いちいち手作業で探すことになることです。データをインデックスせず、バラバラに入力していると、間違いなく、必要な時に探すのが手間取ります。常任の担当者がいれば、まだよいですが、仮に詳しい人が辞めたり、移動をすると最悪です。まず、見つけるのは至難の技になります。
見つけられないこともある
デメリットの2つ目が「見つけられないこともある」ことです。見つけられないこともあるとは、探しては見たものの、とうとう見つけだせないことです。絶対に必要なデータであれば、多少時間がかかっても、見つけだせればまだ良いでしょう。ところが場合によっては、とうとう見つけられないこともあります。絶対に、必要なデータが見つからなければ最悪です。
記憶に頼ることになる
デメリットの3つ目が「記憶に頼ることになる」ことです。記憶に頼ることになるとは、検索に頼らずに、個人の記憶に頼って探すことです。アナログな時代であれば、記憶に頼るのもアリでしょう。ところが現在はデジタル化時代です。デジタル化時代に、記憶に頼って探しているとなると、非効率な作業をすることになります。
インデックスされることでの3つのメリット！
必要な時に最短で取り出せる
1つ目のメリットが「必要な時に最短で取り出せる」ことです。必要な時に最短で取り出せるとは、すぐ手元に出せることです。必要なデータが最短で手元に取り出せるので、探す手間がなくなり、ストレスも感じなくて済みます。
メンバーで共有できる
2つ目のメリットが「メンバーで共有できる」ことです。メンバーで共有できるとは、だれでも簡単にデータが見つけられることです。担当者の記憶に任せて、データを取り出すのであれば、大変非効率です。ところが誰でも検索一つで取り出せれば、効率的になります。
お客様を待たせない
3つ目のメリットが「お客様を待たせない」ことです。お客様を待たせないとは、お客様が必要なデータを手元にすぐに取り出せることです。見つけられなくても、自社で完結する話であればまだ良い方です。ところがお客様が絡んだ、必要なデータであれば、見つけないわけにはいきません。インデックスされていれば、一瞬で手元に取り出すことができます。結果、お客様を待たせることがありません。
データをインデックスするとビジネスがはかどる！記事まとめ
・インデックスを一言でいうと、データを速く見つけるための効率的な整理整頓のこと
・インデックスされてないと、探す手間がかかる・見つけられないこともある・記憶に頼ることになるの3つのデメリットがある
・インデックスされていると、必要な時に最短で取り出せる・メンバーで共有できる・お客様を待たせないの3つのメリットがある
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