作業効率が爆速!余計な作業は回避で納品のスピードアップ! 名古屋市北区で税理士なら三宅正一郎税理士事務所

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税理士コラム

作業効率が爆速!余計な作業は回避で納品のスピードアップ!

2019.07.19

現在、作業効率は良いですか。
良かれと思ってあれこれサービスをしてしまうと、結局は作業量を増やしてしまいコストアップになりかねません。
納品物の「報酬」が同額であれば、できるだけ上手に手を抜いて「時間短縮」してコストダウンを目指し、売り上げを上げていきましょう。
ではどうすれば作業量を減らし、時間短縮をすることができるのでしょうか。

①仕事は完璧にやり過ぎてはダメ!

ところであなたはお仕事に関しては完全主義者ですか。
細部まで目がいきとどき、漏れがないお仕事は会社にとっても、お客様にとっても非常に安心できます。
ただし完全主義もやり過ぎると問題になってきます。
お客様によっては70%満たしてればOK、あるいはポイントだけはずれていなければOKと思っている案件もあります。つまり仕上がりの「デキ高」よりも、「スピード」を重視している場合です。
できるだけ速く欲しいと持っているお客様にとっては、むしろ完璧に仕上げる時間があれば、1秒でも速く納品してくれと思っている場合もあります。
またもう1点完全主義が嫌われる点があります。それはあまりにも完璧にすると、平均的で当たり障りなくなってしまい、「強調して欲しいポイント」が弱くなっていることです。
完全主義は大きな問題は起こしませんが、その分アピールポイントまでそぎ落としてしまい、結果的に魅力のないつまらないものになってしまう場合があります。

②できれば前日にタスクを書きだす!

タスク管理は成功していますか。
一般的にはタスク管理とは「やるべきこと」を列挙することですよね。
仕事ができる人はみなさんきちんとできていることでしょう。
最近は減っているかもしれませんが、始業開始してから当日のタスクを考える人がいます。
ただこれではその日のタスクの「ロケットスタート」はできません。
より早めが当然良いですが、おそくとも前日までにはタスクを書きだし、翌日のタスクのシミュレーションまでやっておきましょう。
このように「前倒し」することで心に余裕ができ、当日の仕事もミスが起こらず滞りなく完了します。
また気持ち良くタスクがさばけると、仕事の品質も効率も向上してきます。

③プロであれば「完成品にさほど関係がないもの」は間引きする!

完成品をイメージして作業を進めていますか。
お仕事の進め方は人それぞれです。どのやり方がいいとか悪いとかはありません。ただし効率を考えると作業の進め方は非常に重要になってきます。
一から順番に階段を登るように作業を進める方が一般的にはやりやすいでしょう。ところがこのやり方では、作業はやりやすいですが、時間もかかり余計なことまでやってしまうこともあります。
余計なことをしないと前に進めないからです。もちろん初めてその作業をやる場合や初心者であれば、作業をおぼえるためにもやった方が良いといえます。
ところが何度もやった経験があったり、全体像がわかっている場合には、完成品をイメージして作業を進めてみてはいかがでしょうか。
ここでいう「完成品をイメージする」とは、出来上がるには何が必要かということです。一から順番に作業をしていると、完成品にさほど関係がないものまでやってしまうことがあります。
初心者では「それが何か」はわからないでしょう。しかし経験者であれば「完成品にさほど関係がないものが何か」が見えるようになります。
経験者であれば初心者のように淡々と作業を繰り返すだけでなく、「完成品にさほど関係がないもの」を間引きすることに注力されてみてはいかがでしょうか。
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