2024年からの電子帳簿保存制度「スキャナ保存」の改正点を解説
2023.11.29
取引先とやり取りする請求書や領収書などの書類、そしてそれに基づいて作成する帳簿は、法人税・所得税・消費税といった各税法によって書面で保存することが義務付けられています。
「電子帳簿保存制度」とは、これらを電子データで保存するための法制度です。
今回は電子帳簿保存制度のうち、2024年からの「スキャナ保存」の改正点について解説します。
スキャナ保存とは
スキャナ保存とは、領収書や請求書などの書類を相手から「紙」で受け取ったり、「紙」で相手に交付をしたりした時、受け取った書類や交付した書類の控えをスキャンして、画像データで保存することです。
電子帳簿保存と同じく企業の判断で対応するかどうかを自由に決められます。
しかし、ルールなしでスキャナ保存を認めると、画像データをわざと不鮮明にして金額や取引相手をごまかしたり、画像データそのものを改ざんするような不正につながることも考えられます。
これらの不正防止のために、スキャナ保存にはさまざまな条件があります。
書類を受け取ってから入力・スキャナ保存をするまでの事務処理に期限があったり、タイムスタンプの付与など一定の措置が求められたり、画像の解像度に対する要件があったり、スキャンした文書がどの取引に該当するものなのかを明らかにするために帳簿との関連性の保持が必要であったり…と、かなり複雑になります。
一つ一つの条件を確認しながら進めるよりも、電子帳簿保存制度に対応している受発注システム・会計システムなどを導入する方法がおすすめです。
スキャナ保存の改正点
多くの制約があるスキャナ保存ですが、その一方で、政府は制度の利用促進を図るために、これまでに何度も要件緩和が行われてきました。
そして、最新の要件緩和となる令和5年度税制改正によって、2024年1月1日からは、さらに下記の点が緩和されます。
解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要に
スキャナで読み取った際の解像度･階調･大きさに関する情報の保存を必要とする要件が廃⽌されました。
ただし、情報の保存が不要になったというだけであり、改正後も、解像度は200dpi以上、階調は256階調以上が必要であることに変更はありません。
画像データのプロパティ情報などにおいて確認することができます。
なお、「一般書類」の階調については引き続き、白黒（グレースケール）でも良いとされています。
入力者等情報の確認要件が不要に
スキャナ保存時に「入力を⾏う者」（スキャナで読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者）または「その者を直接監督する者」（当該入力作業を直接に監督する責任のある者）に関する情報を確認できるようにしておく要件が廃⽌されます。
現行のスキャナ保存では、「入力を⾏う者」または「その者を直接監督する者」が誰であるかを確認できるようにしておくことが求められており、そのために、例えば入力システムにＩＤ情報を保存する方法や、入力者等を記載した書面を備え付ける方法などが求められていました。
2024年からは、この要件が不要になります。
帳簿との相互関連性の確保を「重要書類」に限定
帳簿と相互にその関連性を確認できるようにしておく必要がある国税関係書類が、「重要書類」に限定されます。
この改正によって、「一般書類」のスキャナ保存については、帳簿との相互関連性の確保が不要になりました。
帳簿との相互関連性の確保とは、スキャナ保存した書類が帳簿に記録されたどの取引にかかるものかわかるようにするために求められる措置のことです。
例えば、重要書類と関連する帳簿の双方に、伝票番号、取引案件番号、工事番号などを付して、その番号を指定すると、スキャナ保存した画像データと帳簿のいずれの内容も確認できる状態にしておくことをいいます。関連性を確保する方法はこれだけではありませんので、不安な場合は税務署や顧問税理士にご相談ください。
まとめ 2024年からのスキャナ保存ルールの一覧
改正後のルールを反映した新しいスキャナ保存の要件の一覧が、国税庁のWebサイトにおいて公開されています。
（画像出典）国税庁HP: はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和６年１月以降用】
今回の改正において若干ルールは減少したものの主要となるルールには変更がないため、引き続き注意が必要です。
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