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税理士コラム

準備に時間を費やす~段取り八分仕事二分~

2019.08.18

「段取り八分仕事二分」という言葉があります。準備万端にしておくことで、本番慌てずに済むという、教訓のようなものです。言い換えれば「急がば回れ」「備えあれば憂いなし」といったところでしょうか。仕事をするうえで、問題が起きてから考えるのではなく、事前に様々なケースを想定しておけば、トラブルを最小限に抑えることができるという準備に関するスキルです。

準備には4倍の時間を費やす

準備時間に対する考え方

仕事二分に対し段取り八分、ということは、準備に4倍を費やすことになります。
そのぐらいたくさん考えよう、ということでしょうか。
実はシンプルにかけた時間に比例するようです。
実は意識していないだけで、普段の生活の中でも自然にやっていることだったりします。

例えば大切な日の料理やサプライズの演出など

何時間もかけて下ごしらえから入念に準備し、実際の食事の時間よりはるかに準備のほうが長くかかった経験は、きっと誰しも一度はあると思います。
デートやプレゼントを渡す場合でも、その相手と会っている時間よりも、お店を調べたり何が欲しいか下調べを重ねて買い物をしたり、そうした準備に力を入れているのではないでしょうか。

ビジネスに置き換えて考える

仮に1時間の商談があったとすれば、事前の計画に4時間かけることになります。
意外と4時間も相手のことをじっくり考えているかというと、なかなかそこまではできていないものです。
企画書等を作るのに、大抵4時間もかかっていないからです。

充分なリサーチをする

複数の情報源からリサーチする

仕事二分と言っても、実際にやるのは2割でいいという意味ではありません。
あくまで本番に対してかける時間を長くすると考えたほうがいいでしょう。
以前、様々な業界の方にインタビューをさせて頂いたことがありました。
インタビューにて取材をする際は、まず複数のソースから相手の情報をリサーチします。
そして、訊きたいことや自分が感じた印象などを質問形式で書き留めます。
あとは相手がどんなことを返すか予測し、流れを組んでいきます。
必ず伝えることと、場合によっては省いていいものと、色や印で分けていきます。
正しい情報から憶測や噂まで、あらゆる情報が落ちています。
よほど信頼できる情報源が決まっているならいいのですが、基本は多角的に複数の情報源から調べていきます。

情報を自分の頭で整理する

質問や予め話そうと思っていることは、箇条書きだと実際に喋る際に一度頭の中で変換しなければなりません。
なるべく台本のように口語で、語尾や口癖なども一字一句そのまま読んでも違和感のないよう仕上げていきます。
たまに営業トークで練習した原稿を朗読しているのでは、と思わせる方を見かけます。
違和感があるだけでなく、途中で相槌も打てなくなってしまいますので、あくまで会話であることを心がけたほうが自然です。
こうして充分に下調べやリサーチをしてから本番に挑めば、予想外の事態も最小限に食い止められるはずです。

不測の事態に対処できる

足りないものを把握する

日常の仕事においても同様です。
RPGのゲームで例えるならば、最初は武器や防具もほとんど装備していません。
しかしストーリーが進んでいくと、だんだん様々なアイテムを揃えていくようになります。
足りないものは何か、必要に応じて一通りのアイテムは持っておき、場合によってはそのアイテムを獲得する為にバトルを行なうこともあります。

足りないものを足していく

昔ドラクエが流行った頃、私もハマった経験がありました。
途中までは大した準備がなくてもクリアできますが、一定までいくとアイテムが足りなくなったり装備をグレードアップさせる必要があったりして、しばらくストーリーそっちのけで戦わねばなりませんでした。
攻略を見ながら、次のボスの対策として必要なスキルを身につけ、足りないものは購入して挑みます。
実生活でも、さほど変わらないのではないでしょうか。
常に準備をしっかり行なって日々の仕事に挑みましょう。

まとめ

・1時間の本番に対し、事前の準備には4時間を費やすようにする
・複数のソースから充分にリサーチする
・営業トークは箇条書きにせず口語で下書きをし、あくまで会話を心がける
・ゲームの要領で、足りない装備やアイテムを準備してから挑む

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